La auditoría de gestión es una
técnica relativamente nueva de asesoramiento que ayuda a analizar, diagnosticar
y establecer recomendaciones a las empresas, con el fín de conseguir con éxito
una estrategia. Uno de los motivos principales por el cual una empresa puede
decidir emprender una auditoría de gestión es el cambio que se hace
indispensable para reajustar la gestión o la organización de la misma.
1.-DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA
FINANCIERA Y LA AUDITORIA DE GESTION
La auditoría financiera está
concebida para dar una opinión objetiva e independiente de que determinados
estados representan fielmente una situación económico-financiera; el informe
está basado en los principios contables y presupuestarios generalmente aceptados,
en base a estos principios, las opiniones del auditor son fácilmente
previsibles y muy breves, además, el auditor no formula, en general,
recomendaciones sobre la gestión de la empresa, y si lo hace, tales
recomendaciones no se contienen en el cuerpo del informe o son de alcance
limitado y sólo se refieren a la gestión contable presupuestaria y de
cumplimiento legal, no considerándose como la base del informe. Por último las
auditorías financieras tienen carácter de periódicas.
La auditoría de gestión examina
las prácticas de gestión; no existen principios de gestión generalmente
aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de
gestión; los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada
caso específico, pudiéndose extender a casos similares; las recomendaciones
sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al hecho fiscalizado,
analizando las causas de las ineficiencias y sus consecuencias. Por último, las
auditorías de gestión son aperiódicas.
MOTIVACIONES PARA REALIZAR UNA
AUDITORIA DE GESTION
La auditoría de gestión, de
performance o 3E, resulta apropiada en las siguientes circunstancias:
a) Compra, fusión o "Joint
Venture".
En estos casos el éxito depende
de la capacidad de motivar y retener los ejecutivos que cubran los puestos
claves. Una auditoría de gestión a tiempo puede ser el vehículo apropiado para
diseñar y anticipar la estrategía de la entidad de nueva formación.
b) Reorganizaciones.
Permite efectuar recomendaciones
sobre un nuevo despliegue de las capacidades de gestión ya disponibles, en
lugar de proceder a despidos e incorporaciones de última hora.
c) Reestructuraciones
Este caso de presenta en las
empresas que tienen la necesidad de reducir rápidamente su estructura de costes
y mejorar, fundamentalmente, su organización. El conductor de la
reestructuración debe decidir muchas veces quién se queda y quién se va, y no
dispone de tiempo, ni de dinero para utilizar a tiempo completo un equipo
especial, por lo que es necesario que los acreedores encarguen una auditoría de
gestión para que identifiquen a los ejecutivos competentes que pueden orientar
provechosamente la reestructuración, los que se sienten desmotivados, los que
tienen unas capacidades que no coinciden con las actuales necesidades de la
empresa para su puesto, los que resultan más irrecuperables que peligrosos o
los ejecutivos inadecuados que podrían mejorar si se les entrenase.
d) Emisiones u ofertas públicas.
Su éxito depende a menudo de la
habilidad de la compañía para convencer a los accionistas sobre su gran
potencial de crecimiento, siendo un factor importante de venta el talento de
sus gestores.
e) Modificaciones legislativas.
Esta situación acarrea
alteraciones inmediatas en los mercados que exigen diferentes capacidades de
gestión, y, a veces, el modo acostumbrado de hacer las cosas se convierte en
anticuado de la noche a la mañana.
f) Fluctuaciones del mercado.
La dirección de la empresa no
siempre está en condiciones de adaptarse con rapidez a esas fluctuaciones, de
ahí que una auditoría de gestión puede ayudar a decidir entre, cambiar la
dirección buscando nuevos ejecutivos fuera de la empresa o modificar la
organización para reforzar un área específica que se halle o pueda hallarse en
dificultades.
g) Problemas de R.R.H.H.
Todas las circunstancias
anteriores crean problemas en los recursos humanos. El consultor que realice la
auditoría de gestión posee la metodología precisa para estos problemas que
subyacen en la empresa, identificando el talento potencial en el seno de la misma.
CONTROL DE GESTION: CONTROL DE LA
EFICACIA, EFICIENCIA Y ECONOMIA
Entre los motivos que dan lugar a
una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la gestión de la
empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer
un control de eficacia, eficiencia y economía. De ahí que también se denomine
auditoría 3E.
La eficacia de una organización
se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los
programas de actuación de la misma, es decir, comparando los resultados
realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia
cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados,
independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto
se trata de la comparación de unos outputs con otros outputs.
La evaluación de la eficacia
requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos,
pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre
los resultados. Esta evaluación nos permite:
a) Conocer si los programas
cumplimentados han conseguido los fines propuestos.
b) Facilitar información para
decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido -controles
de eficacia realizados durante el desarrollo del programa, medición en su caso,
de los outputs intermedios-.
c) Suministrar bases empíricas
para la evaluación de futuros programas.
d)Descubrir la posible existencia
de soluciones alternativas con mayor eficacia.
e) Fomentar el establecimiento
por parte de la alta dirección de la empresa de sus propios controles internos
de gestión.
La eficiencia se mide por la
relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por
un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se
mide por la comparación de unos inputs con unos outputs.
La evaluación de los niveles de
eficiencia requiere la existencia de una determinada información y de una
organización suficientemente preparada. Para valorar tanto los inputs como los
outputs, éstos deben estar claramente definidos.
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA DE GESTION
Los procedimientos y técnicas a
aplicar serán principalmente de carácter general, destinados a la detección de
problemas y puntos débiles en las entidades auditadas, permitiendo analizarlos
con el objetivo de mejorarlos, no pudiendo ser tan concretos como en la
auditoría financiera, donde el fín mucho más claro, la imagen fiel de un
patrimonio y de sus variaciones. Por tanto, en auditoría de gestión, los
objetivos que pueden plantearse a un auditor pueden ser amplísimos. Por
ejemplo, un incremento del control en un almacén, la implantación de un sistema
que racionalice tareas y segregue funciones; el establecimiento de un
procedimiento que descargue tareas a los directivos, permitiéndoles ganar
tiempo; la creación o mejora de un sistema de archivo; el incremento de la
productividad, etc. O incluso puede ocurrir que encargue una auditoría
operativa una entidad que ni siquiera plantea de partida unos objetivos
concretos, solicitando en principio una mejora de su eficiencia global.
Cualquier revisión o trabajo
puede ser considerado dentro del campo de la auditoría de gestión, siempre que
mejore la eficiencia o la eficacia, utilizando los procedimientos adecuados a
la consecución de los objetivos planteados. Por tanto, podemos definir los
procedimientos de auditoría de gestión como los trabajos, verificaciones,
comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el auditor para formarse una
opinión sobre la eficiencia, eficacia, y economía de la gestión y operatividad
del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y suficiente.
Nos centraremos en una propuesta
de procedimientos que se basará en un criterio de clasificación, consistente en
la división de las técnicas en:
A.- Básicas
B.- Cualitativas
C.-Cuantitativas
D.-De control
a) Entrevistas
Constituyen un instrumento
fundamental en las auditorías de eficiencia, eficacía y economía, obteniendo de
esta forma la mayor cantidad posible de información, ayudando a obtener ideas,
no contempladas inicialmente en la elaboración de los programas de auditoría.
La técnica de la entrevista
permite realizar análisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de un
grupo de individuos, procesándolas posteriormente en función de los objetivos
perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado,
así como la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el
entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos existentes por
presiones ejercidas sobre los entrevistados.
b) Cuestionarios
Se realizarán en el mejor clima
posible, obteniéndose la información a través de las encuestas, permitiendo
extraer datos y opiniones, así como detectar problemas a priori. Fundamentalmente,
sirven para configurar la información básica, por lo que es aconsejable
completarla o contrastarla con la observación de hechos o registros.
El cuestionario posee la ventaja
de su coste, más reducido que la realización de las entrevistas, así como permite
conservar el anonimato de una población que puede ser tan grande como se desee,
pues las respuestas pueden ser tratadas informáticamente. Como principal
desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarización de las
respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la información,
siendo importante el emplear un adecuado sistema estadístico. También puede
suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confección, para lo cual es muy útil
el empleo de un programa informático.
c) Observación documental
Su objetivo es la recopilación de
la información gráfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la
consecución de información extrayéndola de cualquier documento considerado
importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.)
Como ventajas de esta técnica se
puede señalar que facilita la concreción de los objetivos de auditoría,
sirviendo de soporte válido a la evidencia, pero supone normalmente un elevado
esfuerzo de selección, ordenación y clasificación.
d) Observación directa
Consistente en analizar espacios
físicos, distribuciones de almacenes, oficinas, detección de medios materiales,
o también situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo
aquello que permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la
auditoría de gestión. De esta forma se proporciona una visión general e
intuitiva de la organización, aunque depende en gran medida de la subjetividad
del observador, por lo que puede provocar algún error o sesgo.
CUANTITATIVAS
Permiten establecer índices en
algunos casos sobre la realidad o situaciones estudiadas.
a) Revisiones analíticas
Permiten, a través de la
comparación de datos, detectar variaciones ilógicas, posibles pérdidas de
recursos, evoluciones, tendencias, etc, aunque precisan de otras técnicas de
apoyo que den consistencia y evidencia a lo detectado..
b) Análisis de superficies
Incluye el estudio de variables
de proporción o de distribución de superficies. Presenta la ventaja de
proporcionar indicadores válidos para la toma de decisiones, aunque precisa de
planos y medidas, que en ocasiones no existen, debiendo dedicar tiempo a las
mediciones y cálculos, es decir, precisan de elementos técnicos no siempre
manejables con facilidad.
c) Indicadores de personal
Pueden ser muy diversos, desde
indicadores de asistencia, de productividad, de rotación, de sustituibilidad,
etc. Junto a estos indicadores, si la entidad posee un archivo del personal,
con sus datos personales (edad, formación, sexo, aficiones, etc.) es posible
efectuar estudios que permitan conocer sus capacidades y permitir unas
asignaciones de tareas lógicas, como en el análisis de superficies, presenta la
ventaja de proporcionar indicadores válidos para la toma de decisiones pero
precisan de instrumentos de medida adecuados.
d) Evaluación de los recursos
La evaluación de los recursos
utilizados en una determinada actividad es un aspecto importante para valorar
la eficiencia y la economía de una entidad, determinando si son los necesarios
y suficientes para la realización de la actividad, detectando excesos o
defectos en su aplicación y evaluando las condiciones de adquisición. presenta
el problema de la valoración de los recursos o flujos, con el fin de obtener
indicadores.
e) Análisis de flujos
Permite plasmar gráficamente
actividades, procesos y sistemas, posibilitando el análisis de cada unidad o
área orgánica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que
entender cada área como una unidad en relación con el entorno, atravesada por
flujos de inputs y outputs.
f) Técnicas de análisis económico
Estas técnicas incluyen, los
procedimientos de elaboración de presupuestos, así como el posterior cálculo de
desviaciones técnicas y económicas. Cálculo de tendencias y análisis
comparativos con otras entidades del mismo sector o con empresas de diferentes
sectores. Es importante que la empresa disponga de un buen sistema de archivo,
con el fin de poder acceder a los datos históricos. Análisis de los resultados,
situación financiera a corto y largo plazo, cálculo de ratios, etc. Por último,
la elaboración y estudio de los estados financieros complementarios. Estas
técnicas permiten obtener información sobre las distribuciones de recursos a
través del cuadro de financiación, composición del inmovilizado, etc, pero
precisan el apoyo de otras técnicas, principalmente básicas.
CUALITATIVAS
Están referidas a problemas que
pueden surgir de carácter no cuantitativo, como los conflictos
interdepartamentales, el entorno la calidad de los outputs, etc. aplicando las
técnicas que se consideren más convenientes para eliminar los problemas. Estas
técnicas incluyen:
a) Evaluación del estilo y
calidad
Tiene como objetivo el conocer y
obtener evidencia suficiente sobre el tipo de dirección que existe, la calidad
de los trabajadores y técnicos, así como la existencia o no de liderazgos. Esta
técnica es útil para evaluar la capacidad del personal, pudiendo detectar
carencias de formación, empleados con necesidades de reciclaje, etc, pero
precisa complementarse con técnicas básicas y pueden, además, existir sesgos
por miedos, rencores, etc.
b) Estudio de las relaciones
interdepartamentales
Representa el estudio de los
tipos de grupos que operan en la organización o entidad, delimitando sus
objetivos, expectativas y grado de cohesión. Su aplicación es útil para mejorar
el control de los procesos y flujos de información, así como de las personas
con mayor capacidad de liderazgo e influencia sobre los procesos de decisión.
c) Análisis del clima de trabajo
El objetivo de este análisis es
conocer el nivel de motivación y compenetración de los empleados en relación a
los objetivos planteados por los responsables de dicha unidad. Si se presenta
algún conflicto, el auditor ha de proponer las mejoras y recomendaciones
necesarias para solucionarlos, por lo que, de alguna manera, es aconsejable que
posea unos ciertos conocimientos psicológicos.
d) Conocimiento del entorno
jurídico-laboral de la entidad auditada
Se trata de una evaluación,
actual o futura, del capital humano que posea una empresa, así como la revisión
del entorno jurídico en que se desenvuelve la entidad, debiendo evaluarlo
atendiendo principalmente a las actuaciones de los técnicos cuyas
responsabilidades puedan tener consecuencias legales, por ello, es una técnica
que entra en aspectos normalmente problemáticos.
D. DE CONTROL
El objetivo de estas técnicas es
detectar las desviaciones que se puedan haber producido y tomar las medidas
correctoras oportunas. Las fases de que constan estas técnicas son:
a) Implantación de un sistema de
control
El objetivo principal de este
procedimiento es la detección de las diferencias producidas entre los datos
obtenidos y los objetivos previstos, con el fin de corregir las desviaciones
que se produzcan. Esta técnica de implantación es importante, ya que si no se
consigue, las siguientes fases no podrán llevarse a cabo.
b) Evaluación Supone un
diagnóstico de los errores o divergencias surgidos y su importancia. Para ello,
se comparará el desarrollo real con el previsto, obteniendo una valoración de la
eficacia del sistema implantado. Este procedimiento consiste en buscar unos
indicadores de eficiencia y de eficacia, que permitan medir el nivel inicial de
partida, antes del comienzo de la auditoría, con el objetivo de poder valorar
los incrementos, o decrementos en su caso, que se produzcan a partir de dicho
momento; detección de los puntos fuertes y débiles de la organización y
comparación de la situación real con los indicadores previstos, determinando el
nivel de desviación existente. c) Seguimiento Permite detectar los aciertos y
errores del programa de actuación implantado, con el objetivo de superar los
problemas, errores o puntos débiles detectados, buscando entonces medidas
correctoras e incorporándolas a futuros trabajos.
-METODOLOGIA DE LA AUDITORIA DE
GESTION
La auditoría de gestión necesita,
al igual que la auditoría financiera, ser lo más sistemática posible en la
realización de sus trabajos. La sistematización precisa un método de uso
general aplicable a cualquier área, estructura, funciones, etc., que se audite.
Este método consiste en un análisis en profundidad y con los máximos detalles
utilizando las preguntas clásicas: Qué se quiere, cómo y cuándo se quiere,
dónde, por qué, qué medios se deben utilizar, etc., realizando, además, las
siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen
el sector auditado,
diagnóstico detallado,
determinación de fines y medios, investigación de las deficiencias, balance
analítico, comprobación de la eficacía, búsqueda de problemas, proposición de
soluciones, indicación de alternativas y mejora de la situación. Este trabajo
se lleva a cabo por medio de entrevistas personales con los responsables de las
unidades, áreas o actividades auditadas, en sus centros de trabajo u oficinas,
esto exige que el consultor disponga de cuanta información exista en relación
con el área auditada.
La exigencia metodológica se
inicia en una auditoría de gestión con la denominación que se dé al informe,
posteriormente se debe establecer la planificación del trabajo de auditoría
consistente en el desarrollo de un plan global en función de los objetivos que
se persiguen. La naturaleza, el detalle y el momento en que se debe llevar a
cabo la planificación varían según la magnitud y especificidad de la entidad a
auditar, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento
de la actividad que desarrolla, del entorno en que se desenvuelve y de la
calidad del control interno. La planificación comprende cuatro fases: a)
Designación de la entidad, área, sector o servicio a auditar. b) Estudio
previo. c) Estudio preliminar. d) Programación operativa. En la primera fase,
habrá que distinguirse entre dos tipos de auditoría: auditoría vertical y
horizontal. La auditoría vertical comprende en su integridad el análisis de una
unidad específica (departamento, dirección general, etc.) o el análisis de un
programa determinado (presupuesto funcional). La auditoría horizontal comprende
la verificación de determinadas funciones o gastos que afectan a varias unidades
administrativas (política de personal, compras de inmovilizados, etc.)
(presupuesto económico). En general, las partidas presupuestarias con mayor
impacto financiero, las áreas con mayor riesgo de anomalías, errores o
irregularidades, recibirán una mayor atención. La segunda fase permite conocer
el área a auditar con cierta rapidez, sobre la base de recolectar determinada
información, al mismo tiempo que permite descubrir las áreas de riesgo con
bastante precisión. El objetivo del estudio previo persigue el objetivo de
obtener un conocimiento profundo del área a auditar. Este conocimiento puede
obtenerse utilizando reglamentos y demás normativas que afectan al área a
auditar, estudiando informes anteriores de auditoría y especialmente las
recomendaciones contenidas en los mismos, estudiando informes de auditoría
financiera o estudiando liquidaciones de los presupuestos de ejercicios
anteriores. La tercera fase, supone el inicio del trabajo de auditoría
propiamente dicha. En esta fase deben tenerse en cuenta determinadas cuestiones
de importancia que pueden condicionar la marcha posterior del informe, algunas
de dichas cuestiones pueden ser las siguientes: Dificultad de medir los
outputs, existencia de índices de ineficiencia visibles, falta visible de organización,
o problemas en la misma o en la gestión, claramente visibles, retraso en la
producción de outputs, empleados desocupados y material subutilizado, métodos
de trabajo anticuados, poco eficientes o complicados, existencia de actuaciones
ineficaces, o de realización ineficiente o no económica, en general se
considerarán de importancia relevante todos aquellos hechos que de no
explicitarse en el informe podrían conducir a error al lector del mismo, y cuya
existencia pudieran comprometer, los resultados del área auditada, aunque todas
estas cuestiones serán profundizadas y analizadas posteriormente durante la
fase de ejecución de la auditoría.
La cuarta fase, programación
operativa, supone la preparación de las herramientas de trabajo y del equipo
humano a emplear, por lo cual debe comprender una confección de cuestionarios y
una coordinación con el personal del área estudiada, determinación del grado de
intervención de especialistas, preparación de programa escrito de trabajo y
selección del equipo. Una vez planificado el trabajo a realizar, se debe de
proceder a la ejecución de todo lo planificado. En la ejecución debe realizarse
un examen detallado de los datos sobre los que debe actuarse y comprende los
muestreos, efectos observados, causas y evaluaciones de los distintos
resultados. Este examen representa el desarrollo de la parte central de la
auditoría y comprende las siguientes actuaciones: -Recopilación de evidencias.
-Medidas del trabajo. -Evaluación de los niveles de eficacia, eficiencia y economía.
-Evaluación de los esfuerzos hechos para mejorar los resultados conseguidos.
Todo ello debe conducir a la valoración de resultados y al análisis de las
causas y de sus efectos, necesarios para la reducción posterior de las
correspondientes conclusiones y resoluciones. Por último, la culminación de la
auditoría está en la emisión del informe, ya que ésta será la herramienta de
trabajo para el ejecutivo y para los responsables del área auditada, y además
servirá en el futuro como base para medir el progreso obtenido en la gestión de
dicha área.
NORMAS DE EMISION DEL
INFORME
Para que el informe sea eficaz
tiene que estar sometido a determinadas normas que recogemos a continuación: a)
Tiene que manifestar si las cifras ofrecidas por los responsables del área
auditada son correctas o han tenido que ser rectificadas por el auditor, y en
tal caso en qué sentido se han rectificado. b) Deberá exponer los criterios de
verificación fijados por ambas partes, auditor y auditado, y hasta qué punto se
han respetado o conciliado. c) Deben reflejarse los puntos débiles (ineficacia,
ineficiencia, anti-economía, etc.), así como los puntos fuertes detectados. d)
Tiene que expresar, en su caso, la existencia de hechos o situaciones que hayan
dificultado o impedido el trabajo del auditor. e) El informe, y en especial las
conclusiones y recomendaciones, deben estar redactadas con absoluta claridad
evitando totalmente las explicaciones ambiguas y confusionarias, en otras
palabras, el informe tiene que estar redactado, en la medida de lo posible, de
forma tal que una persona normalmente informada pueda fácilmente llegar a su
comprensión.
