AUDITORÍA DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Las  cuentas  por  cobrar   representan   los  activos  adquiridos  por   la  empresa  a   través  de   letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

De ahí la  importancia  de controlar y de auditar  las “Cuentas por Cobrar”.   El auditor financiero   establece   los   objetivos   y   procedimientos   para   realizar   el   examen   previsto   en   la planeación de la auditoría a estas cuentas.

CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR:

Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por  la empresa que,  llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios.

a) Documentos por Cobrar:

Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse  rebajada  de   las  estimaciones  de  deudores   incobrables  por  este  concepto  y  por   los intereses no devengados por la sociedad.

b) Deudores Varios (neto):

Corresponde   a   todas   aquellas   cuentas   por   cobrar   que   no   provengan   de   las   operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios  incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.

c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:

Documentos   y   cuentas   por   cobrar   a   empresas   relacionadas,   descontados   los   intereses   no devengados  que  provengan  o  no  de   relaciones  comerciales  y  cuyo  plazo  de   recuperación  no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR: · Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

· Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva.

·  Comprobar   si   estos   valores   corresponden   a   transacciones   y   si   no   existen   devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

· Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

· Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

OBJETIVO DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS EFECTOS POR COBRAR

Los objetivos primordiales de una auditoría de las cuentas por cobrar son la determinación de  la exactitud del  importe de  los valores a cobrar, su validez y su cobrabilidad.   En todas  las auditorías de las cuentas por cobrar es preciso realizar una cantidad mínima de trabajo con objeto de llegar a una conclusión acerca de estos tres objetivos.   Los procedimientos exactos seguidos para llegar a esta conclusión y la manera en que se apliquen diferirán entre los auditores y entre las auditorías del mismo auditor.

Antes  de  proceder  a  practicar  una  auditoría  de   las cuentas por cobrar, el  auditor debe familiarizarse con las condiciones peculiares en que trabaja el cliente, la organización y eficiencia de su departamento de crédito, la naturaleza de los productos que vende, los métodos de venta, las condiciones de crédito que concede a su clientela y el control interno sobre las cuentas por cobrar y  las ventas.   La extensión de  la  auditoría  de   las cuentas por cobrar depende de estos factores.

PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES SOBRE LA VALUACIÓN DE LAS CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y SU PRESENTACIÓN EN EL   BALANCE GENERAL

CUENTAS POR COBRAR

1. CONCEPTO

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados,  otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo.

2. CLASIFICACIÓN. Las  cuentas  por  cobrar  agrupan   los  conceptos:  Clientes,  Documentos  por  cobrar,  Deudores  diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.

3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan  cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera  deberá  revelarse  este  hecho en una nota a los estados financieros.

Las  cuentas  por  cobrar  deberán   liquidarse  al   tipo  de  cambio  vigente  al  momento  del  pago,  registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.

4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES IFRS. Valor histórico original. Realización. Período contable. Revelación suficiente.

5. REGLAS DE VALUACIÓN.

Valoración

Los Efectos y Cuentas por Cobrar se valoran a   su valor nominal, actualizado dicho valor, en el caso de los   Efectos a Corto Plazo, por el importe de los efectos descontados y por la provisión correspondiente al estimado de los efectos incobrables, de autorizarse su creación. El importe por  aumento o disminución de la citada provisión por la pérdida estimada, afectará el resultado del ejercicio económico.    En las Cuentas por Cobrar su valor es actualizado por la provisión de valuación correspondiente al estimado  de   las  cuentas   incobrables,   formando  parte  del   resultado  del  ejercicio  económico   la variación de la citada provisión. Las Cuentas y Efectos por Cobrar en moneda extranjera se valuarán  al tipo de cambio vigente al momento de su origen y al vigente en la fecha de cierre del ejercicio.  Cuando esto signifique una disminución   del   valor   pactado   originalmente,   la   pérdida   afectará   el   resultado   del   ejercicio económico.

6. REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo.  Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha  de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más.

Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente  después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de  un año deberá presentarse fuera del activo circulante.

Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita.

Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando  sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el  saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.

Se expondrán como Cuentas por Cobrar a Corto Plazo aquellos cuyos vencimientos se proyecten dentro de los doce meses a partir de la concertación de la operación que les dio origen. Los que venzan después de     los doce  meses de originada   la  transacción, se  expondrán  como Efectos  y  Cuentas  por  Cobrar  a  Largo  Plazo,  debiendo   reclasificarse  al   cierre  del  ejercicio económico   los que    vencerán  en  el ejercicio  próximo,  trasladándose  a    Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo. Al presentarse en el Activo del Estado de Situación se presentará su importe total, deduciéndosele los importes de las Provisiones para Efectos y Cuentas Incobrables no utilizados. Asimismo   los  Efectos  y   las  Cuentas  por  Cobrar  en  moneda  extranjera  pueden  analizarse  en subcuentas  o  análisis  complementarios  en   los  Estados  Contables,  desglosándose  por   tipos  de monedas. Los Pagos Anticipados, se clasificarán en dependencia de su término de vencimiento en a Corto o a Largo Plazo.

IRREGULARIDADES MÁS COMUNES  EN CUENTAS POR  COBRAR

El Fraude:  Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo,  simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros,  pudiendo implicar:  Registro de transacciones sin sustü Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.ü Malversación de activosü Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.üancia o respaldo Mala aplicación de políticas contables.ü

Tipos de fraude:  Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El segundo   tipo  de   fraude, es   la  presentación  de   información  financiera  fraudulenta  como  acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.  Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fiün de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas paraü   obtener   un   beneficio,   utilizando   fuentes   externas   como   son:   bancos,   clientes, proveedores, etc.

Por Que Hay Fraudes:   Se considera que hay fraudes por:

·         Falta de controles adecuados.

·         Poco y mal capacitado personal.

·          Documentación confusaØBaja / alta rotación de puestos.

·         Salarios bajos.

·         Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc

·         Legislación deficiente.

·         Actividades incompatibles entre sí. Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude. Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.

Como se evita un fraude:  La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada.

Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son:

 Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar los mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.

 Simular operaciones.Ø

 Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes, etcØ

 Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.

3. Errores e irregularidades: La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los IFRS, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones   necesarias  en   aquellas  áreas   en  donde  existan   incertidumbres   y   él   suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Los  errores,  se  consideran  que  se  producen  sin   intención,  mientras  que   las   irregularidades  se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.

Las  posibles   irregularidades  que  efectúan   las  operaciones  de  caja  y  bancos  y  de  sus  saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la sgte forma:

A) Desfalcos:

1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)

2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)

3.- Desviaciones – Hacer que  un  desembolso  que  en un  principio  es  legitimo  se  desvíe  de  su destino correspondiente.

B) Distorsiones : Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.

4. Los errores  pueden  ser  consecuencia  de   fallos  matemáticos  o  administrativos  en   los  registros contables, aplicación errónea de los PCGA o mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.

Errores más comunes:

• En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.

• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los PCGA. Error  tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos. Tipos de Errores:

1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio.

2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.

El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87 anotando en su lugar 78.

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que  ocurre  el   fraude  en  esta  área  son   la  apropiación   indebida  de   fondos,  cuentas  por  cobrar ficticias y registro indebido de notas de crédito.

La  apropiación   indebida  de   fondos,  una  modalidad  bastante  común,  consiste  en  utilizar  ciertas entradas  de  dinero  para   sustituir  otras  entradas  previamente  desviadas,  postergando  así   la detección   del   robo.  

INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS

El  propósito  principal  de   la  Auditoria  es  determinar   la  confiabilidad  de   la   información contable expresada a través de los Estados Financieros.

Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de los Estados Financieros en su conjunto, para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, buscando con ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez evidenciados forman su opinión.

En  esta  oportunidad  nos  centraremos  en  examinar   las  cuentas  del  Activo.  Para  ello daremos a conocer conceptos generales:

Conceptos generales:

ACTIVO.

Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa.

Clasificación.-  Es  según  NIC  13,  ahora  NIC  1  en  concordancia  con   la  anterior.  El  Activo  se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente, llamado también Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose como base un año.

El Activo Corriente:

Caja y Bancos Activo Disponible.

El Activo Corriente: Caja y Bancos

Activo Disponible. Cuentas por cobrar comerciales

Activo Exigible .Otras cuentas por cobrar

Activo Exigible. Existencias

Activo Realizable .Gastos Pagados por anticipado

Objetivos de las Cuentas del Activo.

1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el Balance.

2. Determinar  si   la  valuación  de   los  activos   refleja   la  aplicación  de  principios  contables generales aceptados.

3. Determinar si es adecuado el control interno de la empresa.

4. Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos en bancos son adecuados y válidos

5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el Balance.

6. Asegurarse   que   las   cifras   que   se  muestran   como   inventarios   están   efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que existen físicamente.

Importancia.-

Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa opinión sobre la razonabilidad  de   la  presentación  de   los  Estados  Financieros   según   principios   contables generalmente  aceptado,    para  que  el  auditor  pueda  expresar   la  opinión  de   los  Estados Financieros debe examinar el Balance General.

ACTIVO DISPONIBLE

Esta  clasificación  corresponde  a  aquellos  bienes  que  posee   la  empresa  que  pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado de liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualquier otra partida que pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin   trastornar   las  operaciones  diarias.  Ejemplos   lo  constituyen   las  existencias  en  caja;   los depósitos en cuentas bancarias, certificados de depósitos a  la vista y valores negociables, entre otros.

CAJA Y BANCOS. Activo  de   liquidez   inmediata  que   representa   las  existencias  en  caja  y  cuentas  corrientes bancarias que tienen poder cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que  realiza   la  empresa. El  efectivo   tendrá   la  característica  de    disponible  como  medio  de cambio y de fijeza de valor.

El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada período bajo análisis, pero   las  cuentas  que   lo   integran   involucran  movimientos  relevantes  puesto  que   tiene  una fuente de ingresos u obtención de fondos (cobranzas). En este punto el Auditor deberá procurar que su intervención se extienda a comprobar las diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses,  de  otras   rentas,  ventas  de  activos   fijos,  préstamos  o   inversiones  de   los propietarios),  con   la   finalidad  de  determinar  si  alguno  de  ellos  se  han  omitido  en   la contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero están directamente relacionados con las cuentas de ingresos.

Incrementos elevados y repentinos en   los  ingresos a  caja  podrían   llevar  a  pensar  en fuentes de   ingresos no declaradas, por  lo  tanto, cuando  se susciten  ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes respecto a su origen.

b. Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los pagos, es decir, se podrían estar duplicando pagos, lo que obligaría la verificación con los documentos originales, porque puede contabilizarse una compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si fuere una operación al contado, además  se  podrían  presentar  retiros  particulares  de   los  socios  o  pagos  simulados  a acreedores.

En   conclusión   la   revisión  del  efectivo   y  de   las   transacciones   relacionados   con  él   son importantes porque se trata de un activo que fácilmente puede ser sustraído, porque la mayoría de las transacciones afectas a esta cuenta tienen una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa.

EXAMEN DE CAJA Y BANCOS

a.                 Concepto de la cuenta :

 A esta cuenta se  le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo  en  caja  o  depositado  en  bancos,  cheques, giros, etc., que  utiliza   la  empresa como medios de cambios en forma inmediata.

b. Comentario    Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al dinero, , tienen su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilización, tales como:

- Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad.-

 - No  se  registran   los   ingresos  en   forma   inmediata,  ni  se  depositan   intactos  en  el banco, a la brevedad posible.

- No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todo lo demás.-

- No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejándose constancia escrita de los mismos.

Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que practica el auditor, no  solamente  para graduar el alcance  de  sus procedimientos de  auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros.

De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta básicamente a obtener  suficientes  elementos  de   juicio  que  nos  permita   formar  una  opinión   razonable sobre el dinero  en  efectivo  y en  bancos expuesto  en  el Balance  General, así como  su correcto manejo y contabilización durante el período que se examina.

Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino más bien, interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc. c. Objetivos Básicos del examen   Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y Bancos pueden resumirse en los siguientes:

1.     Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen

2.     Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.

3.     Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto.

4.     Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

5.     Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.

Amigo, acá les dejo de video donde muestra un poco de historia sobre la auditoria.

Espero lo disfruten!!

SOCIEDADES DE INVERSION

Las sociedades de inversión son empresas que tienen como actividad invertir en instrumentos de deuda, divisas, acciones de empresas bursátiles y no bursátiles, etc. (también llamados activos objeto de inversión) de acuerdo a su perfil de inversión señalado en el prospecto de información al público inversionista. La sociedad para invertir obtienen el dinero vendiendo al inversionista acciones representativas de su capital, con lo que el inversionista se vuelve socio y puede participar en las ganancias y pérdidas que generen las inversiones que realiza la sociedad.

                                 

Las Sociedades de inversión son sociedades Anónimas (cerradas con límite de socios, pero se rigen por las normas de las SA abiertas. Y las SA abiertas que están sujetas a las valores y seguros), que tienen por objeto la captación de fondos, bienes y derechos del público para gestionarlos e invertirlos en bienes, derechos, valores u otros instrumentos ya sean financieros o no.

Es aquella que invierte su capital en un gran número de acciones de empresas de distintas industrias.
Las familias con alta capacidad de ahorro o que ganan mucho dinero pueden formar sociedades para invertir a través de éstas. Si la empresa familiar desea invertir, por ejemplo, en fondos mutuos, puede ser conveniente hacerlo a nombre de la sociedad y pagar solamente el Impuesto de Primera Categoría de 20%.
Cuando las utilidades sean retiradas, están deberán pagar global complementario, pero mientras permanecen invertidas en la sociedad, se produce un efecto de impuesto diferido (pago adelantado de impuestos)

Características

·         El dinero es reunido con el de otros inversionistas para comprar instrumentos bursátiles u otro tipo de activos. Usted invierte comprando acciones de la sociedad de inversión y no los instrumentos en sí.

·         Se obtiene rendimiento a través del aumento del valor de las acciones de la sociedad de inversión. El número de acciones de la sociedad de inversión que adquiere varia con la cantidad que usted invierte y el precio al momento de comprarlas.

·         La sociedad de inversión a través de la administradora de activos se encarga de hacer las inversiones, de forma que usted no tiene un control día a día sobre la operación de la sociedad. Sus decisiones se reducen a comprar (o vende) acciones de la sociedad de inversión que le interesa a través de la distribuidora al precio que ésta dé a conocer.

EL PROCESO DE AUDITORIA - PARTE III

Tercera Fase Preparación del Informe:   

El informe de Auditoría  debe contener a lo menos:

1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.

2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.

3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría.

4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.

En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores, es decir:

a) Comunicaciones de la Entidad, y

b) Comunicaciones del auditor                 

Entre las primeras tenemos:

a) Carta de Representación

b) Reporte a partes externas

En las comunicaciones del auditor están:

a) Memorando de requerimientos

b) Comunicación de hallazgos

c) Informe de control interno

Y siendo las principales comunicaciones del auditor:

a) Informe Especial

b) Dictamen

c) Informe Largo

Si en el transcurso del trabajo de auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algún hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deberà hacer un informe especial, dando a conocer el hecho en forma inmediata, con el propósito de que sea corregido o enmendado a la mayor brevedad.

Asì mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su organización y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluación del control interno.

El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y oportuno.

Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la auditoria, por tanto, podrán tener acceso a cualquier documentación relativa a algún hecho encontrado.

                                       

Papeles de Trabajo

Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente está conformado por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorias anteriores, etc.

El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final.

Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoria realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoria.

Los papeles de trabajo son utilizados para:

a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

b) Documentar la estrategia de auditoria.

c) Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad.

e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado

f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.

El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.

En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la Referenciación de los papeles de trabajo y las Marcas.

Hallazgos:

Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.

Atributos del hallazgo:

1. Condición: la realidad encontrada

2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)

3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.

4. Efecto: qué efectos puede  ocasionar la diferencia encontrada.

Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicará la opinión de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.

Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.

Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

                                 

Técnicas para la Recopilación de Evidencias

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público  utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.

1.- ESTUDIO GENERAL.- Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra.

El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

2.- ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.

El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:

a)     Análisis de saldos

Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo.

b)     Análisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.

3.- INSPECCION. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o  de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.

4.- CONFIRMACIÓN. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.

Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:

Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.

Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.

5.- INVESTIGACIÓN. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.

Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de  crédito y cobranzas de la empresa.

6.- DECLARACIÓN. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando.

7.- CERTIFICACIÓN. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

8.- OBSERVACIÓN. Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta  ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

9.- CALCULO. Verificación matemática de alguna partida.

Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.

En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.

EL PROCESO DE AUDITORIA - PARTE II

Segunda fase Ejecución: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad.  Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos.  Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.

Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarán el informe de auditoria.

Elementos de la fase de ejecución

1. Las Pruebas de Auditoria

2. Técnicas de Muestreo

3. Evidencias de Auditoria

4. Papeles de Trabajo

5. Hallazgos de Auditoria

Las Pruebas de Auditoria

Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtención de evidencia comprobatoria.

Las pruebas pueden ser de tres tipos:

i) Pruebas de Control

j) Pruebas Analíticas

k) Pruebas Sustantivas

Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno imperante.

Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.

Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los clientes, etc.

Técnicas de Muestreo.

Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (población o universo).

El muestreo que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico.

Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la selección de muestras:

a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se introducen los números del 1 al mil en una tómbola y se sacan 100.  Los 100 escogidos serán los clientes revisados.

b) Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes números. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista con intervalos de 50. Los clientes a examinarse serían: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50), 63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y así sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.

c) Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona una de las celdas. Ejemplo:

Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de 200:

Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000

Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.

d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.

e)  Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un período dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.

Evidencia de Auditoria

Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido".

La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.

También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad...

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada,  podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.

Además de las tres características mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.

Tipos de Evidencias:

1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos.

2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.

3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.

4. Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.