El objetivo primordial de la auditoría
de gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de
las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es
ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz. Su intención es
examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de
la evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada utilización de
personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
En la auditoría de gestión se realizan
estudios para determinar deficiencias causantes de dificultades, sean actuales
o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos, pérdidas
innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración fricciones entre
ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdén de lo que es una buena
organización. Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados
espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas, hace que
vaya empeorando la situación debido a la falta de vigilancia.
Por medio de los trabajos que realiza
el auditor administrativo, éste se encuentra en posición de determinar y poner
en evidencia las fallas y métodos defectuosos operacionales en el desempeño.
Respecto de las necesidades específicas de la dirección en cuanto a la
planeación, y realización de los objetivos de la organización.
La responsabilidad del auditor consiste
en ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de las áreas en que
pueda llevarse a cabo valiosas economías e implantarse mejores técnicas
administrativas. Enseguida de una investigación definida y donde quieran que
surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejoría, es
obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución que
parezca conveniente.
La revisión de los métodos y desempeños
administrativos, comprende un examen de los objetivos, políticas,
procedimientos, delegación de responsabilidades, normas y realizaciones. La
eficiencia operativa de la función o área sometida a estudio, puede
determinarse mediante una comparación de las condiciones vigentes, con las requeridas
por los planes, políticas etc.
El pronunciamiento No. 7 determina como
objetivos principales de la auditoría de gestión los siguientes:
- Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
- Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y
realistas
- Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de
las mismas
- Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos
- Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de
operación y la eficiencia de los mismos
- Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
2.2.2.3 Alcance de las actividades
La auditoría de gestión puede ser de
una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división
o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorías
abarcan una combinación de dos o más áreas.
Por ejemplo, en el estudio del
procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de ventas, la
investigación puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas
observadas para el procesamiento o trámite de la papelería y en el departamento
de contabilidad, el procedimiento y cualidades del personal que aprueba el
crédito del cliente.
El campo de estudio puede abarcar la
economía de la producción, incluyendo elementos tales como: especialización,
simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e
integración; también podría incluir los factores de producción.
Por otra parte como en las áreas de
examen entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos
para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería,
estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del
procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.
Los elementos en los métodos de
administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis, y
evaluación son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgánica,
políticas y prácticas, sistemas y procedimientos, métodos de control, formas de
operación y recursos materiales y humanos.
El pronunciamiento No. 7 del Consejo
Técnico de la Contaduría Pública ya citado plantea como áreas principales que
integran una organización objeto de la auditoría de gestión las siguientes:
Auditoría de la gestión del sistema
global de la empresa:
- Evaluación de la posición competitiva
- Evaluación de la estructura organizativa
- Balance Social
- Evaluación del proceso de la dirección estratégica
- Evaluación de los cuadros directivos
Auditoría de la gestión del sistema comercial:
- Análisis de la estrategia comercial
- Oferta de bienes y servicios
- Sistema de distribución física
- Política de precios
- Función publicitaria
- Función de ventas
- Promoción de ventas
Auditoría de la gestión del sistema
financiero:
- Capital de trabajo
- Inversiones
- Financiación a largo plazo
- Planificación Financiera
- Área internacional
Auditoría de la gestión del sistema de
producción:
- Diseño del sistema
- Programación de la producción
- Control de calidad
- Almacén e inventarios
- Productividad técnica y económica
- Diseño y desarrollo de productos
Auditoría de la gestión del sistema de
recursos humanos:
- Productividad
- Clima laboral
- Políticas de promoción e incentivos
- Políticas de selección y formación
- Diseño de tareas y puestos de trabajo
Auditoría de la gestión de los sistemas
administrativos:
- Análisis de proyectos y programas
- Auditoría de la función de procesamiento de datos
- Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control
interno en las áreas funcionales
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