AUDITORÍA DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Las  cuentas  por  cobrar   representan   los  activos  adquiridos  por   la  empresa  a   través  de   letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

De ahí la  importancia  de controlar y de auditar  las “Cuentas por Cobrar”.   El auditor financiero   establece   los   objetivos   y   procedimientos   para   realizar   el   examen   previsto   en   la planeación de la auditoría a estas cuentas.

CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR:

Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por  la empresa que,  llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios.

a) Documentos por Cobrar:

Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse  rebajada  de   las  estimaciones  de  deudores   incobrables  por  este  concepto  y  por   los intereses no devengados por la sociedad.

b) Deudores Varios (neto):

Corresponde   a   todas   aquellas   cuentas   por   cobrar   que   no   provengan   de   las   operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios  incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.

c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:

Documentos   y   cuentas   por   cobrar   a   empresas   relacionadas,   descontados   los   intereses   no devengados  que  provengan  o  no  de   relaciones  comerciales  y  cuyo  plazo  de   recuperación  no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR: · Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

· Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva.

·  Comprobar   si   estos   valores   corresponden   a   transacciones   y   si   no   existen   devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

· Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

· Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

OBJETIVO DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS EFECTOS POR COBRAR

Los objetivos primordiales de una auditoría de las cuentas por cobrar son la determinación de  la exactitud del  importe de  los valores a cobrar, su validez y su cobrabilidad.   En todas  las auditorías de las cuentas por cobrar es preciso realizar una cantidad mínima de trabajo con objeto de llegar a una conclusión acerca de estos tres objetivos.   Los procedimientos exactos seguidos para llegar a esta conclusión y la manera en que se apliquen diferirán entre los auditores y entre las auditorías del mismo auditor.

Antes  de  proceder  a  practicar  una  auditoría  de   las cuentas por cobrar, el  auditor debe familiarizarse con las condiciones peculiares en que trabaja el cliente, la organización y eficiencia de su departamento de crédito, la naturaleza de los productos que vende, los métodos de venta, las condiciones de crédito que concede a su clientela y el control interno sobre las cuentas por cobrar y  las ventas.   La extensión de  la  auditoría  de   las cuentas por cobrar depende de estos factores.

PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES SOBRE LA VALUACIÓN DE LAS CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y SU PRESENTACIÓN EN EL   BALANCE GENERAL

CUENTAS POR COBRAR

1. CONCEPTO

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados,  otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo.

2. CLASIFICACIÓN. Las  cuentas  por  cobrar  agrupan   los  conceptos:  Clientes,  Documentos  por  cobrar,  Deudores  diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.

3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan  cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera  deberá  revelarse  este  hecho en una nota a los estados financieros.

Las  cuentas  por  cobrar  deberán   liquidarse  al   tipo  de  cambio  vigente  al  momento  del  pago,  registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.

4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES IFRS. Valor histórico original. Realización. Período contable. Revelación suficiente.

5. REGLAS DE VALUACIÓN.

Valoración

Los Efectos y Cuentas por Cobrar se valoran a   su valor nominal, actualizado dicho valor, en el caso de los   Efectos a Corto Plazo, por el importe de los efectos descontados y por la provisión correspondiente al estimado de los efectos incobrables, de autorizarse su creación. El importe por  aumento o disminución de la citada provisión por la pérdida estimada, afectará el resultado del ejercicio económico.    En las Cuentas por Cobrar su valor es actualizado por la provisión de valuación correspondiente al estimado  de   las  cuentas   incobrables,   formando  parte  del   resultado  del  ejercicio  económico   la variación de la citada provisión. Las Cuentas y Efectos por Cobrar en moneda extranjera se valuarán  al tipo de cambio vigente al momento de su origen y al vigente en la fecha de cierre del ejercicio.  Cuando esto signifique una disminución   del   valor   pactado   originalmente,   la   pérdida   afectará   el   resultado   del   ejercicio económico.

6. REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo.  Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha  de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más.

Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente  después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de  un año deberá presentarse fuera del activo circulante.

Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita.

Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando  sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el  saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.

Se expondrán como Cuentas por Cobrar a Corto Plazo aquellos cuyos vencimientos se proyecten dentro de los doce meses a partir de la concertación de la operación que les dio origen. Los que venzan después de     los doce  meses de originada   la  transacción, se  expondrán  como Efectos  y  Cuentas  por  Cobrar  a  Largo  Plazo,  debiendo   reclasificarse  al   cierre  del  ejercicio económico   los que    vencerán  en  el ejercicio  próximo,  trasladándose  a    Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo. Al presentarse en el Activo del Estado de Situación se presentará su importe total, deduciéndosele los importes de las Provisiones para Efectos y Cuentas Incobrables no utilizados. Asimismo   los  Efectos  y   las  Cuentas  por  Cobrar  en  moneda  extranjera  pueden  analizarse  en subcuentas  o  análisis  complementarios  en   los  Estados  Contables,  desglosándose  por   tipos  de monedas. Los Pagos Anticipados, se clasificarán en dependencia de su término de vencimiento en a Corto o a Largo Plazo.

IRREGULARIDADES MÁS COMUNES  EN CUENTAS POR  COBRAR

El Fraude:  Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo,  simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros,  pudiendo implicar:  Registro de transacciones sin sustü Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.ü Malversación de activosü Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.üancia o respaldo Mala aplicación de políticas contables.ü

Tipos de fraude:  Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El segundo   tipo  de   fraude, es   la  presentación  de   información  financiera  fraudulenta  como  acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.  Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fiün de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas paraü   obtener   un   beneficio,   utilizando   fuentes   externas   como   son:   bancos,   clientes, proveedores, etc.

Por Que Hay Fraudes:   Se considera que hay fraudes por:

·         Falta de controles adecuados.

·         Poco y mal capacitado personal.

·          Documentación confusaØBaja / alta rotación de puestos.

·         Salarios bajos.

·         Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc

·         Legislación deficiente.

·         Actividades incompatibles entre sí. Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude. Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.

Como se evita un fraude:  La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada.

Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son:

 Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar los mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.

 Simular operaciones.Ø

 Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes, etcØ

 Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.

3. Errores e irregularidades: La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los IFRS, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones   necesarias  en   aquellas  áreas   en  donde  existan   incertidumbres   y   él   suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Los  errores,  se  consideran  que  se  producen  sin   intención,  mientras  que   las   irregularidades  se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.

Las  posibles   irregularidades  que  efectúan   las  operaciones  de  caja  y  bancos  y  de  sus  saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la sgte forma:

A) Desfalcos:

1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)

2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)

3.- Desviaciones – Hacer que  un  desembolso  que  en un  principio  es  legitimo  se  desvíe  de  su destino correspondiente.

B) Distorsiones : Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.

4. Los errores  pueden  ser  consecuencia  de   fallos  matemáticos  o  administrativos  en   los  registros contables, aplicación errónea de los PCGA o mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.

Errores más comunes:

• En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.

• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los PCGA. Error  tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos. Tipos de Errores:

1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio.

2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.

El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87 anotando en su lugar 78.

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que  ocurre  el   fraude  en  esta  área  son   la  apropiación   indebida  de   fondos,  cuentas  por  cobrar ficticias y registro indebido de notas de crédito.

La  apropiación   indebida  de   fondos,  una  modalidad  bastante  común,  consiste  en  utilizar  ciertas entradas  de  dinero  para   sustituir  otras  entradas  previamente  desviadas,  postergando  así   la detección   del   robo.